GDA: Gestor documental as-built en los proyectos de FTTH de Alcatel-Lucent

GDA: mejora la gestión documental y eficacia dentro de los proyectos de despliegue en Alcatel-Lucent

Con la llegada al mercado de Smartphone y tablets, y el desarrollo de APPs, se ha producido una revolución a nivel empresarial muy importante en los últimos años. Desde cualquier punto del planeta podemos revisar nuestro correo electrónico de forma rápida, realizar una videoconferencia, trabajar sobre documentos de forma colaborativa… A su vez, las empresas buscan formas de ofrecer servicios de valor añadido a través del desarrollo de aplicaciones móviles que les permita tener tanto una diferenciación como una ventaja competitiva con respecto del resto del competidor de su sector.

En el caso de algunos sectores como el de las telecomunicaciones, estos avances a nivel tecnológico han servido para permitir realizar una toma de datos más rápida y eficiente, que nos permita disponer de una serie de datos (notas de texto y voz, fotografías, visualizar documentación, consultar información en Internet…). A pesar de este gran avance, sigue habiendo un punto crítico a la hora de gestionar tal cantidad de datos.

A raíz del problema de la gestión organizativa nace en entorno GDA, basado en una interface Web y una APP móvil que se encuentran sincronizados entre sí en una nube, almacenando todos los datos recolectados de forma clara y organizada, que además permite trabajar al mismo tiempo sobre una única herramienta, a todas las partes implicadas en un proyecto.

En el proyecto de despliegue de la red FTTH de telefónica, es necesario agrupar mucha información para poder generar toda la documentación As-Buit (fotos, planos, medidas…) que permita realizar la entrega de la obra al cliente. Además, toda esta debe ser revisada documento a documento por la oficina técnica antes de la entrega al cliente.

Durante la fase I del proyecto FTTH de Movistar, la comunicación era básicamente el intercambio de numerosos correos entre todos los diferentes actores del proyecto: Ingeniería, Roll Out, EECC, facturación, etc…, iban subiendo la información a un repositorio, agrupando la documentación en paquetes .zip con cada uno de los entregables (fotos, medidas reflectométricas…). En este entorno, la oficina técnica iba descargando de forma local en sus ordenadores la información donde la revisaba y procesaba, lo cual resultaba un proceso demasiado tedioso y poco ágil para un proyecto, que ya de por sí lleva una carga de documentación muy elevada por necesidades del cliente final.

Otro esfuerzo más de esta fase I, era el seguimiento de los reparos detectados (falta de documentación, defectos en las instalaciones, renombrado incorrecto de los documentos…). Para ello, la oficina técnica usaba el email como medio de comunicación con las empresas colaboradoras, lo que suponía un esfuerzo extra para llegar a cerrar la documentación de una obra, además del impacto económico que representaba el retraso en la entrega de las obras.

En colaboración con el personal de ALU FIELD FORCE SPAIN, se preparó desde ingeniería EMSER una propuesta de adaptación del entorno GDA para llevar a cabo la gestión documental de las obras, con la misión de: Integrar toda la gestión de documentación en la misma plataforma ( estandarizar procesos), facilitar y agilizar la comunicación entre todas las partes implicadas, y minimizar el número de reparos.

Para la estandarización de procesos, se ha desarrollado dentro de la cloud GDA, un entorno Web y una App, que permiten por una parte a las empresas colaboradoras ir cargando la documentación de forma clara y ordenada, y por otra revisar la documentación que se va generando en la oficina técnica.

Para cumplir con el objetivo de facilitar y agilizar la comunicación, se ha implementado un sistema automático de reporting que informa del estado de todas las obras y documentos pendientes, así como un histórico de seguimiento que permite saber el estado de cada documento (reparos identificados, motivos de no construcción, alegaciones…).

En cuanto a la reducción del número de reparos, se ha desarrollado un sistema de automatización de tareas como por ejemplo el renombrado automático de documentos, que elimina los fallos humanos y minimiza tiempos.

GDA es un entorno de trabajo capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier proyecto, con el objetivo de reducir tiempos y facilitar el trabajo a todas las partes implicadas, que en el caso del proyecto de despliegue de red FTTH de Telefonica, ha permitido la certificación de más de 230.000 líneas en menos de 5 meses.

A día de hoy se ha implementado GDA en proyectos de FTTH de otros operadores como Vodafone, y se está trabajando en el desarrollo de aplicaciones dentro de este entorno para despliegues de FTTH en South Africa.

Como conclusión, el éxito de GDA ha sido permitir integrar los esfuerzos de todos los actores implicados, automatizando todos los procesos posibles de forma que se reduzcan las tareas repetitivas y administrativas, y como consecuencia de esto los tiempos de entrega de la documentación de obra.

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